Avaluació de les 3es jornades del club

Un cop acabades les jornades i recollides l’enquestes toca fer avaluació de com han anat, que hem fet bé i que hem de millorar per fer unes jornades millors l’any que ve. Les nostres conclusions son aquestes:

OBJECTIUS:

En termes generals creiem que hem aconseguit tots els objectius.

Tractar d’oferir qualitat, no quantitat: Les enquestes de satisfacció i comentaris dels assistents ens remarquen que oferim una bona o molt bona qualitat d’activitats. Tot i això s’ha pogut fer algunes coses millor. Un dels indicadors de que les jornades ofereixen qualitat és que després d’elles s’han tornat a apuntar nous membres al club.

Oferir activitats diferenciades d’altres jornades: La xerrada sobre jocs de rol i literatura i el rol per nens son actes innovadors dins del panorama de les jornades. Hem de seguir oferint activitats diferents a només jugar.  Han de ser un espai d’obertura a altres col·lectius que agradin a roleros i profans.

Recolzar autors i editors: Hem ofert un espai de proba de jocs i de comunicació a 7 autors. amb força èxit d’assistència i satisfacció per els participants. Tots els col·laboradors s’han sentit molt a gust i han pogut mostrar el seu material. Hem explicat breument tots els jocs que es podien jugar abans d’arribar a les jornades.

Tenir un compromís local oferint sempre al menys una partida ambientada a Tarragona: L’objectiu de compromís local l’hem assolit tot i no poder jugar la partida per prioritzar les activitats dels col·laboradors.  Hem establert complicitats amb altres entitats locals.

Ser uns bons amfitrions: Aquest objectiu s’ha assolit plenament amb totes les accions destinades a fer sentir còmodes i còmplices als assistents. La planificació de l’encarregat de rebuda, tenir un missatge elaborat, el càtering i la bona disposició de tots nosaltres han aconseguit un alt grau de satisfacció per part dels assistents. Creiem que un dels punts més forts de les jornades ha estat l’ambient familiar i amigable. Hem de posar empeny en mantenir aquest ambient i hem d’incloure l’avaluació de l’ambient a les enquestes de satisfacció.

Avaluar les jornades de manera seriosa: Amb l’enquesta de satisfacció, reunió i comunicacions, i els documents creats, aquest objectiu serà assolit.

ALTRES ASPECTES:

Assistència: Hem millorat notablement l’assistència malgrat els esdeveniments del mateix dia. El torn de nit, ha estat el més fluix. Hem anul·lat tres partides, però mantingut el número d’activitats  i podíem haver fet una altra. En general ha jugat més gent externa al club. L’assitencia total ha estat de 47 persones.

Difusió: La difusió de les jornades ha estat molt més seriosa i àmplia que l’any passat. Hem tingut presencia a mitjans de comunicació digitals i en paper i radio, a més a més de totes les xarxes socials. Es va elaborar una nota de premsa per la comissió de comunicació, hem fet nombrosos articles al blog del club explicant tots els jocs. No hem fet cartelleria a penes. Tot i això la premsa i cartelleria no han produït cap visita o si més no significativa. Tot i això creiem que hem de seguir utilitzant aquesta forma de difusió esperant aconseguir més resultats un altre any.

Les xarxes socials i el boca a boca han esdevingut el principal medi de difusió de les jornades i hauríem de potenciar aquest aspecte implicant-nos tots els membres del club.

Hem mantingut les xarxes actives durant les jornades en temps real els actes que hem anat realitzant de cara a poder oferir el que estem realitzant a aquelles persones que dubten si venir o no i inclinar la balança cap a la seva assistència. Vam crear un hashtag i hem aconseguit que assistents l’utilitzint millorant la nostra visibilitat.

Descartem adreçar-nos directament a les associacions de la mateixa ciutat o ciutats veïnes, no volem fer que es sentin compromesos o que es generi una relació de “deute” per assistir en les diferents jornades. En tot cas si que caldrà avisar-los de quan fem les jornades amb l’objectiu de no ser contraprogramats de nou.

Ser presents a Tarraco Viva ens va oferir un assistent. Tingue-m’ho present.

Instruccions per arribar: Ha funcionat, però es pot millorar ara que google maps ja accepta la plaça de Sant Antoni.

Dates: El mateix dia de les jornades van haver unes altres a Tarragona i ens van perjudicar en assistència, tot així no era el públic a qui estaven més adreçades les jornades. Vam fer una recerca ràpida a internet per veure si el dia triat té grans esdeveniments també programats pel mateix dia, i no va sortir res. La final de la champions també ens va sorprendre, però no ens va afectar a nivell d’assistència de forma significativa.

Les jornades han caigut en mig d’exàmens universitaris i festes de final de curs de col·legis, es un factor a avaluar pel tema de les infraestructures..

Juny es un mes tradicionalment estable meteorològicament i permet poder disposar de la terrassa com espai  i però ha fet molta calor, si mantenim les dates cal pensar si ajudaria tenir ventiladors per algunes sales. La calor de les dates creiem que no ha estat normal i ha perjudicat d’alguna manera les jornades: incomoditat, haver de patir sorolls per tenir les finestres obertes, etc.   

Les nostres properes jornades les farem el 22 d’octubre.

Horaris: Creiem que es poden milllorar. Ens vam retrasar massa al matí per causes alienes a nosaltres.  Vam dinar massa tard, estressant una mica a organitzadors i assistents.  L’activitats de nens en dissabte al matí potser no es la més adecuada per les activitats que tenen. Ens hem de replantejar l’horari de les activitats amb nens.

Espais: La terrassa ha estat el espai ideal. Hauríem de tenir en compte, en la mesura del possible, assignar espai a diferents partides en funció de la temàtica del joc i l’ambient que es vulgui crear, per exemple per partides de terror. La calor que feia també l’hem de tractar de solucionar, potser amb ventiladors.

Activitats extres: Valorem molt positivament les activitats.

Partides de rol amb nens: Va anar molt bé, i van descobrir un joc, La torre de Rudensindus , molt interessant per la canalla. Ens plantegem passar-les a la tarda per baixa assistència. Els nens/es tenen altres activitats el dissabte al matí.

Xerrada: La programació va ser poc correcta. No es va compartir feina, no es va comunicar bé els objectius a la moderadora (la seva tasca va ser excel·lent, però), però es evident que el moderador ha d’estar durant tota la organització de l’activitat. El ponent que va fallar i el que va a arribar tard son coses alienes a l’organització.

Càtering: Creiem que es un dels punts forts i diferenciadors de les jornades. Oferir als nostres assistents un càtering gratuït i volem mantenir-ho. Enguany a més a més ha assolit una nova cota de qualitat amb la paella. Tot i això ha estat massa feina. Hem de buscar una alternativa que sigui més fàcil. Es proposen xuletons (o hamburgueses?) Cal felicitar al responsable.

La quantitat va ser bona en general donades les circumstàncies. L’única pega va ser la falta de sucs pel matí.

Enquesta: A penes s’ha millorat l’enquesta i vam dir que ho faríem. No pot tornar a passar. Caldría designar un responsable de passar i recollir enquestes. Úrsula es va encarregar peer iniciativa pròpia i se li ha d’agrair. Tot i això va haver un petit error (no atribuïble a Sula) i no es va passar enquesta a Reflejo.

El model d’enquesta s’ha de millorar per aconseguir un punt mig on quantitat i qualitat vagin de la mà. Hem d’incloure a l’enquesta altres aspectes com l’ambient, la rebuda i potenciar amb preguntes independents que senyalin els punts forts i punts febles de les activitats i jornades en general. Hauríem d’afegir un apartat de quines altres activitats voldrien que organitzéssim.

Hem tractat de solucionar aquest problema establint contacte amb les xarxes socials i el que s’ha demandat (una persona) es un viu. El Jordi Martín, s’ha ofert a portar un que te organitzat.

Organització: La organització te molt de marge de millora. S’ha de repartir més la tasca i s’ha de delegar més. S’ha dipositat massa feina en poques persones. Cal que els socis estiguin al local abans de que comencin les jornades per acabar de organitzar tot amb una reunió on es reparteixin tasques i acabar de muntar qualsevol cosa que no s’hagi pogut realitzar abans. Una petita reunió abans de cada torn per reassignar responsabilitats també seria útil. D’aquesta manera tothom sap que ha de fer on ha d’estar i s’eviten passejos, sobrecàrregues de feina, preguntes, dubtes i nerviosisme.

Per poder programar les responsabilitats el dia de les jornades seria molt útil saber prèviament qui estarà i quan estarà, en la mesura del possible.

Que un dels organitzadors principals no hagi pogut vindre per operació evidentment ha afectat.

Muntar i desmuntar instal·lacions: Aquesta nova tasca no es va considerar en la mesura que li corresponia. Utilitzar la terrassa comporta pujar i baixar material que si es reparteix entre poca gent es una feina considerable, sobre tot a l’hora de desmuntar. 

Neteja: La taula dels dijous va fer una excel·lent feina. Se’ls felicita i agraeix. La neteja posterior al local ha estat correcta.

Material audiovisual: Hem estat poc clars i només hem disposat d’una bona càmera fotogràfica pròpia al torn de tarda. Tot i que amb els telèfons i les fotografies d’altres assistents ho hem solucionat de cara a l’any que ve ho hem de millorar.  

Masses imprevistos d’última hora: Hi ha hagut diversos imprevistos d’última hora, no protagonitzats per socis del club.

Apuntar-se a activitats socis: Hem establert un ordre a l’hora d’apuntar-se socis a les jornades. No es que hi hagin problemes i tenim en compte les ganes de tots de poder participar en alguna activitat però creiem que valorar la feina realitzada a l’hora de possibles vacants ens pot solucionar problemes en el futur.

Apuntar-se a activitats: S’ha de millorar el mètode d’apuntar-se a les activitats. Mantenir la inscripció prèvia està bé, però s’ha de revisar l’spam del correu i posar una llista on la gent es pugui inscriure. Aquesta llista l’hem de posar al principi de cada torn just després de les xerrades de presentació dels jocs.

Sopar: Hem aconseguit millorar l’organització del sopar.

Botiga: De cara a l’any que ve si una botiga vol tornar creiem que ha d’estar al passadís, al costat de la cafetera. Així no destorba cap taula de joc.